FEDERACION DE ASOCIACIONES DE EX-FUNCIONARIOS INTERNACIONALES

 

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Reglamento

 

REGLAMENTO DE LA FEDERACIÓN DE ASOCIACIONES DE EX- FUNCIONARIOS INTERNACIONALES

 

1. DEFINICION DE TÉRMINOS QUE NO SE HACEN EXPLÍCITOS EN EL PRESENTE REGLAMENTO

 

- por "la Federación" se entiende la FAFICS

 

- por "FAFICS" se entiende la Federación de Asociaciones de ex-Funcionarios Internacionales

 

- por "el Estatuto" se entiende el Estatuto de la FAFICS aprobado por el Consejo en su 36º período de sesiones, celebrado en 2007

 

- por "la Mesa" se entiende las Autoridades de la Federación

 

Las expresiones que aparecen en el Estatuto tienen el mismo significado cuando se emplean en el Reglamento.

 

2. AFILIACIÓN

 

2.1 Para ser admitida como miembro por el Consejo, una asociación de ex - funcionarios internacionales deberá cumplir las siguientes condiciones:

 

a. sus propósitos deben ser compatibles con los fines y objetivos de la FAFICS según se definen en el artículo 2 del Estatuto de la Federación

 

b. debe estar abierta al ingreso de todos los ex-funcionarios del sistema de las Naciones Unidas y sus supérstites

 

c. debe ser independiente

 

d. debe estar en condiciones de solventar su contribución financiera a la FAFICS

 

e. debe ser de magnitud viable, preferiblemente con no menos de veinticinco miembros individuales

 

f. debe haberse establecido en una localidad donde no existe otra asociación

 

g. afiliada a la FAFICS, exceptuándose aquellas localidades donde tienen su sede dos o más organizaciones del sistema de las Naciones Unidas

 

2.2 Siempre que se cumplan todas las demás condiciones para la afiliación que se definen en el párrafo 2.1 supra, se podrá otorgar a una asociación con menos de veinticinco miembros individuales la calidad de miembro asociado. Los miembros asociados tendrán derechos iguales a los de los miembros, salvo que no tendrán derecho a voto en los períodos de sesiones del Consejo.

 

2.3 Las decisiones del Consejo con respecto a la admisión de miembros serán de carácter definitivo.

 

2.4 El Consejo podrá crear otras categorías de afiliación.

 

Cargos de afiliación

 

2.5 El Consejo fijará los cargos anuales de afiliación. Los cargos se impondrán sobre la base del número de miembros de cada asociación. Los cargos de las asociaciones que son miembros asociados se fijarán según tasas inferiores en un cincuenta por ciento a las que se aplican a las que son miembros. A menos que el Consejo decida otra cosa, los cargos se pagarán a la Federación dentro del primer trimestre del año civil.

 

2.6 Una asociación afiliada que no haya pagado el cargo de afiliación antes del período de sesiones del Consejo perderá su derecho de voto en el Consejo. El derecho de voto se podrá restituir una vez que se hayan pagado todos los cargos de afiliación pendientes.

 

2.7 El Consejo podrá reducir, suspender o condonar el monto de los cargos pagaderos de un miembro o un miembro asociado o permitir que se pague en cuotas.

 

Cese de la afiliación

 

2.8 Todo miembro o miembro asociado que desee poner término a su afiliación a la FAFICS deberá dar aviso por escrito de dicha intención al menos cuatro meses antes de un período ordinario de sesiones del Consejo.

 

2.9 El Consejo podrá excluir de la afiliación:

 

a. a un miembro o miembro asociado que ya no cumpla las condiciones que se estipulan en el párrafo 2.1 supra

 

b. a un miembro o miembro asociado cuyas actividades, a juicio del Consejo, desprestigian a la Federación o que haya contravenido el Estatuto o el Reglamento de la Federación

 

c. a un miembro o miembro asociado que haya dejado de pagar los cargos impuestos por el Consejo durante tres años consecutivos

 

2.10 Un miembro o miembro asociado que pierda su afiliación con arreglo a estas disposiciones seguirá sujeto al pago de los cargos de afiliación hasta el año en el curso del cual cese la afiliación, incluidos los cargos correspondientes a ese año.

 

3. PERÍODOS DE SESIONES DEL CONSEJO

 

Períodos ordinarios de sesiones

 

3.1 De conformidad con el artículo 4 del Estatuto, el Consejo celebrará un período ordinario de sesiones al menos una vez al año. Normalmente, el Consejo decidirá durante un período de sesiones en qué fecha y en qué lugar se celebrará el siguiente período ordinario de sesiones.

 

3.2 Se invitará a todos los miembros y miembros asociados a hacerse representar en cada período de sesiones del Consejo.

 

3.3 En caso de que, sea cual fuere el motivo, a un miembro no le sea posible enviar a un representante a un período de sesiones del Consejo, podrá designar a otro miembro que esté representado en el Consejo para que vote por poder en su nombre. Salvo en casos de fuerza mayor, deberá dar aviso por escrito de esa intención al Secretario de la Federación dos semanas antes del período de sesiones del Consejo. Sin perjuicio de lo anterior, ningún miembro presente en el período de sesiones del Consejo podrá votar por poder en nombre de más de dos miembros ausentes.

 

3.4 El idioma de trabajo del Consejo será el inglés. Podrán presentarse documentos en español o francés, siempre que quienes presenten dichos documentos suministren también una traducción al inglés.

 

Períodos extraordinarios de sesiones

 

3.5 Se podrán celebrar períodos extraordinarios de sesiones del Consejo:

 

a. por decisión del Consejo

 

b. por decisión del Presidente tras consultas con la Mesa

 

c. a solicitud de al menos la mitad de los miembros de la Federación

 

Programa

 

3.6 El Presidente de la FAFICS preparará el programa provisional de cada período de sesiones del Consejo en consulta con la Mesa; en el programa provisional se incluirá un Informe del Presidente. Se incluirá asimismo un tema relativo a la designación, por parte del Consejo, de la delegación de la FAFICS al Comité Mixto de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas.

 

3.7 Todos los miembros o miembros asociados podrán proponer temas para que se incluyan en el programa provisional. Las propuestas pertinentes deberán presentarse al Secretario al menos tres meses antes de la apertura de un período ordinario de sesiones y ocho semanas antes de la apertura de un período extraordinario.

 

3.8 El Secretario transmitirá el programa provisional de cada período de sesiones a todos los miembros y miembros asociados al menos seis semanas antes de la apertura de un período ordinario de sesiones y dos semanas antes de la apertura de un período extraordinario. En la medida de lo posible, el Secretario distribuirá la documentación relativa a los temas del programa provisional al menos dos semanas antes de la apertura de un período ordinario de sesiones y una semana antes de la apertura de un período extraordinario.

 

3.9 El Consejo aprobará su programa al iniciarse cada período de sesiones.

 

Quórum

 

3.10 Las actuaciones del Consejo sólo serán válidas si está representado al menos un tercio de los miembros votantes.

 

Presidente y Relator del período de sesiones

 

3.11 Al iniciarse cada período de sesiones, el Consejo elegirá a un presidente del período de sesiones, quien dirigirá las actuaciones del Consejo durante ese período.

 

3.12 El Consejo elegirá asimismo a un relator para cada uno de sus períodos de sesiones.

 

4. COMITES Y GRUPOS DE TRABAJO

 

4.1 El Consejo podrá establecer comités y grupos de trabajo según lo estime necesario para la realización efectiva de la labor de la Federación.

 

5. AUTORIDADES DE LA FEDERACIÓN

 

5.1 Las Autoridades de la Federación, que constituirán la Mesa de la Federación, serán las siguientes:

 

a. el Presidente

 

b. los Vicepresidentes

 

c. el Secretario

 

d. el Tesorero

 

5.2 Las Autoridades serán elegidas de conformidad con el procedimiento que se estipula en el presente Reglamento. El Presidente y los Vicepresidentes desempeñarán los cargos para los que han sido elegidos durante un período de un año; dicho período será renovable por un año a la vez hasta un máximo de cuatro años. Los cargos de Secretario y Tesorero no estarán sujetos a ninguna limitación de su mandato.

 

El Presidente

 

5.3 El Presidente encabezará la Federación, será su principal representante y portavoz y tendrá a su cargo la dirección general de la Mesa. Recaerá en el Presidente la responsabilidad de dar efecto a las resoluciones y decisiones aprobadas por el Consejo.

 

Los Vicepresidentes

 

5.4 Los Vicepresidentes asistirán al Presidente en sus funciones.

 

5.5 La Mesa podrá asignar a cada uno de los Vicepresidentes responsabilidad particular respecto de un sector sustantivo de la labor de la Federación.

 

5.6 En caso de ausencia o incapacidad del Presidente, el Secretario invitará a los Vicepresidentes a decidir quién de entre ellos ejercerá las funciones de Presidente. El Presidente Interino estará dotado de las mismas facultades y sujeto a las mismas restricciones que el Presidente hasta que éste reasuma sus funciones o hasta el siguiente período de sesiones del Consejo.

 

5.7 El Consejo dispondrá el número de los Vicepresidentes, teniendo en cuenta, entre otras cosas, el carácter mundial de la Federación.

 

El Secretario

 

5.8 El Secretario llevará un registro de las asociaciones afiliadas, dará aviso de las reuniones, registrará todas las votaciones y dispondrá la preparación de actas de las reuniones. Prestará asistencia al Presidente en la administración de los asuntos cotidianos de la Federación, incluida la organización y conservación de sus archivos. Las funciones del Secretario se guiarán asimismo por cualesquier normas internas que la Mesa decida aprobar de cuando en cuando para facilitar la gestión ordenada de los asuntos de la Federación.

 

El Tesorero

 

5.9 El Tesorero será responsable de que los asuntos financieros de la Federación se administren de manera eficiente, en conformidad con las disposiciones relativas a la contabilidad que se consignan en el presente Reglamento. El Tesorero preparará las propuestas presupuestarias para el próximo ejercicio financiero en consulta con la Mesa, y las distribuirá a los miembros y miembros asociados al menos tres meses antes de la apertura del período de sesiones del Consejo. Las funciones del Tesorero se guiarán asimismo por cualesquier normas internas que la Mesa decida aprobar de cuando en cuando para facilitar la gestión ordenada de los asuntos de la Federación.

 

Asesores

 

5.10 La Mesa podrá recurrir a asesores para que le presten asistencia respecto de asuntos determinados; se podrá invitar a dichos asesores a asistir a reuniones de la Mesa.

 

6. PROCEDIMIENT O PARA LA ELECCIÓN DE LAS AUTORIDADES DE LA FEDERACIÓN

 

6.1 Las Autoridades de la Federación serán elegidas en el curso de cada período de sesiones del Consejo.

 

6.2 El Secretario hará un llamamiento al efecto de que se presenten candidaturas para las elecciones al menos seis semanas antes del período de sesiones del Consejo, invitando a las asociaciones a prestar atención particular a la necesidad de que haya paridad entre los géneros en la Mesa.

 

6.3 Las candidaturas para las elecciones se presentarán al menos un mes antes del período de sesiones del Consejo. A fin de dar tiempo a las asociaciones para que consideren las candidaturas, los nombres de los candidatos se distribuirán a las asociaciones tres semanas antes de que se efectúen las elecciones.

 

6.4 Los candidatos deberán contar con el apoyo de sus asociaciones afiliadas.

 

6.5 La Mesa podrá también proponer candidatos, con sujeción a lo dispuesto en el párrafo 6.4 supra.

 

6.6 La fecha de las elecciones se anunciará al iniciarse el período de sesiones del Consejo, pero normalmente las elecciones se efectuarán en el penúltimo día del período de sesiones.

 

6.7 El Secretario de la Federación anunciará los nombres de todos los candidatos tan pronto sea posible luego de la apertura del período de sesiones del Consejo, y al menos cuarenta y ocho horas antes de que se efectúen las elecciones.

 

6.8 Quedarán elegidos los candidatos que obtengan el mayor número de votos de los miembros presentes o representados en el Consejo.

 

6.9 El Consejo fijará la fecha en que los candidatos elegidos habrán de asumir sus cargos en la Mesa.

 

7. CONTABILIDAD

 

7.1 La Federación dispondrá que se lleven libros de contabilidad adecuados, en la moneda que el Consejo decida, con respecto

 

a: a. todas las sumas percibidas y desembolsadas por la Federación y los asuntos en relación con los cuales se percibieron o desembolsaron dichas sumas

 

b. los activos y obligaciones de la Federación

 

7.2 En cada período de sesiones del Consejo, el Tesorero presentará el estado de ingresos y gastos correspondiente al período de doce meses terminado el 31 de diciembre del año anterior, junto con el balance general a esa fecha.

 

7.3 Se suministrarán copias de di chas cuentas, el balance general y otros informes pertinentes a los miembros y miembros asociados de la Federación seis semanas antes de la apertura de cada período ordinario de sesiones del Consejo.

 

8. COMPROBACIÓN DE CUENTAS

 

8.1 Una vez al año, las cuentas de la Federación serán examinadas por auditores nombrados por el Consejo, quienes verificarán la corrección de las cuentas de ingresos y gastos y el balance general. El informe de los auditores se presentará al Consejo de conformidad con el artículo 7 del Estatuto.

 

9. DISOLUCIÓN

 

9.1 La Federación sólo podrá declararse disuelta luego de una consulta oficial con todas las asociaciones afiliadas. Para esta decisión se requerirá una mayoría doble, por lo que se entiende la mayoría de todas las asociaciones afiliadas y la mayoría de los miembros de todas las asociaciones afiliadas.

 

9.2 El Consejo decidirá con respecto a la disposición de cualesquier activos y dispondrá el cese de las actividades.

 

10. ENMIENDA O SUSPENSIÓN DEL REGLAMENTO

 

10.1 El presente Reglamento podrá ser enmendado o suspendido por decisión del Consejo. Dicha decisión deberá adoptarse por mayoría doble, por lo que se entiende la mayoría de las asociaciones afiliadas presentes o representadas y la mayoría de la totalidad de los miembros de dichas asociaciones.

 

El presente Reglamento entrará en vigor el 9 de julio de 2008.

 

ADVERTENCIA

 

La versión en español del Reglamento de la FAFICS (FAFICS Rules of Procedure) que aparece en el presente documento se ha distribuido a las asociaciones interesadas con el objeto de facilitar las consultas de ese instrumento. No obstante, cabe señalar que, al igual que en el caso del Estatuto de la FAFICS, si se hace necesaria una interpretación de las disposiciones del Reglamento deberá considerarse autoritativa únicamente la versión en inglés.

 

REGLAMENTO DE LA FEDERACIÓN DE ASOCIACIONES DE EX- FUNCIONARIOS INTERNACIONALES

 

Apéndice

 

Procedimiento para el nombramiento de representantes de la FAFICS ante el Comité Mixto de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas

 

1. El Presidente de la Federación será jefe ex officio de la delegación de la FAFICS.

 

2. El Presidente consultará a todas las asociaciones, con la mayor antelación posible, para saber si desean proponer candidatos para integrar la delegación de la FAFICS al Comité Mixto.

 

3. El Presidente preparará luego una lista de candidatos para la delegación de la FAFICS. En la configuración de dicha lista, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

 

a) Los candidatos deberán tener conocimientos extensos de las cuestiones relativas al régimen de pensiones, de orden tanto normativo como práctico; poseer aptitudes para la negociación; y estar dispuestos a comprometerse a la realización de los trabajos necesarios durante varios años;

 

b) Los candidatos deberán estar familiarizados con los procedimientos y con la estructura particular del Comité Mixto y su Comité Permanente;

 

c) En la medida de lo posible, deberá procurarse un equilibrio entre los géneros y entre las regiones;

 

d) Los dos puestos de representantes alternos deberán reservarse para candidatos nuevos, menos familiarizados con los procedimientos del Comité Mixto.

 

4. La lista propuesta de representantes y representantes alternos se distribuirá al Consejo en el primer día de su período de sesiones.

 

5. Los representantes y representantes alternos serán nombrados oficialmente por el Consejo.

 

El procedimiento que aquí se consigna fue aprobado por el Consejo de la FAFICS en su 38º período de sesiones, celebrado en Viena del 7 al 10 de julio de 2009. El Consejo decidió que el procedimiento entraría en vigor en 2010 y se agregaría como apéndice al Reglamento de la Federación.

 

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